在今年召开的校六届五次教代会上，外国语学院21名代表联名提交了在全校各行政部门推行无纸化办公的提案（04号提案），其中涉及档案室“双套制”归档工作。收到提案后，校档案室高度重视，及时到各部门走访、调研，并在档案室每周工作例会上作专题讨论分析，在全校兼职档案员会议上进行解释说明。日前，档案室与提案人进行了深入的交流与沟通，并向校工会提交了书面答复意见。
去年下半年的全校数字档案室建设工作会议上，校档案室明确了电子文件归档制度，即从2011年开始，保管期限为永久和长期（30年）的档案要实行纸质档案与电子档案同时归档管理。这是《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）、《电子文件暂行办法》（厅字[2009]39号）、《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局6号令）的规定，也是《浙江省省直单位电子公文归档管理暂行办法》（浙档[2006]56号）对归档工作提出的要求。双套制归档是在现行技术条件还不够成熟的情况下，为确保电子文件安全性和维护档案法律凭证价值而采取的最有效手段，是纸质档案向电子档案过渡时期的必要选择。从长远来说，无纸化电子归档应是档案工作的发展趋势。
档案室对代表们关心学校档案工作表示感谢，并请提案人将答复意见转告提案附议人。提案人对档案室认真落实提案的工作态度和对提案的答复意见表示满意。提案答复工作圆满结束。
