各职能部门：

   为确保我校2019年归档工作顺利进行，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

按照《台州学院部门归档范围与保管期限》（已发送至部门兼职档案员本人）的规定，请各部门收集、整理本部门2018年度在各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料并立卷。

二、归档要求

1.做好文件材料的鉴定、整理工作。各部门要对收集到的文件材料进行初始鉴定和系统排列。

2.做好立卷工作。要求案卷标题拟写简洁，页码编制准确（文字面均需编制页码），卷内目录、备考表填写规范，装订结实美观。

3.纸质、电子档案双套归档。各部门在归档时，保管期限为永久与30年的档案，须同时报送纸质档案和电子档案各一套。保管期限为10年的档案只要求报送纸质档案。

4.通过预立卷系统报送档案目录。各部门在归档时，要通过档案馆网站上的“档案移交接收平台”录入案卷目录与文件目录。本年度电子文件全文由档案馆统一挂接。

三、需移交的材料

1.纸质档案一套。

2.电子档案一套。每一卷纸质档案对应建立一个电子档案文件夹，文件夹以纸质档案案卷标题命名，文件夹内电子文件要以纸质档案卷内目录文件顺序号（阿拉伯数字）命名。

3.特殊载体档案一套（照片、光盘、实物等）。

4.文件级卷内目录纸质与电子版各一份。纸质目录立卷时装订到案卷中，电子目录要求一卷档案对应一个电子目录文件，与电子档案一起保存在相应的文件夹下移交。

5.案卷级移交目录纸质与电子版各一份。

四、归档时间

请各行政部门于2019年5月初向学校档案馆移交上述档案材料。联系电话：51005。

                                                                                          档 案 馆

                                                                             二O一九年三月十二日