台州学院询价采购文件

项目名称：档案数字化外包项目

 

 

 

 

 

 

 

采购人：台州学院

2023.11.15

 

 

 

 

第一部分　询价采购函

 

项目名称：台州学院档案数字化外包项目采购（详细规格见第三部分规格参数）

项目最高限价：12万元

采购人：台州学院

采购人地址：浙江临海东方大道605号台州学院

竞价采购文件获取办法：到https://da.tzc.edu.cn/下载或到台州学院档案馆领取。

招标公告发布时间：2023年11月16日

投标保证金：免交

联系人及电话：王老师0576-85137093

竞价文件开始接收时间：2023年11月16日

竞价文件截止接收时间：2023年11月19日

竞价文件接收地点：浙江临海东方大道605号台州学院档案馆

竞标人应在竞价文件接收截止时间之前将密封并在封签外加盖单位公章的竞价文件送达浙江临海东方大道605号台州学院档案馆，过时不再接收竞价文件。

开标时间：2023年11月20日

开标地点：浙江临海东方大道605号台州学院档案馆

 

第二部分　竞标人须知

一、项目概况及要求：

1.采购内容：详见《项目技术规格、数量及质量要求》

2.项目实施地点：浙江临海东方大道605号台州学院

3.项目实施时间：合同签订后3日内按应标承诺进驻台州学院开展项目服务。

二、合格竞标人条件

1.具有独立承担民事责任的能力；

2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5.参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6.法律法规规定的其它条件。

三、竞标费用：由竞价人自理。

四、投标保证金：免交。

五、竞价文件编写及要求

（一）竟标人应认真仔细阅读询价采购文件的所有内容，对报价价格及承诺慎重填报，按询价采购的各项要求编制竟价文件，对询价采购文件做出实质性响应，不允许对询价采购内容做任何删节、修改，并必须保证所提供的全部资料的真实性、完整性和有效性，否则我方有权将其视为无效竞价文件或作废标处理。

（二）应标文件组成（均须加盖公章）

1、询价采购报价单；

2、营业执照或事业法人登记证书、税务登记证、社保登记证副本复印件；

3、法人代表授权书；

4、应标公司针对本项目的特别授权书、产品代理证书或质保服务承诺书等证明材料；

5、提供产品手册（印刷版）、产品说明书（印刷版）、宣传彩页或官方网站截图等能表明其服务内容与质量的相关证明材料；

6、应标人认为需要的其他文件或说明。

（三）询价采购报价单填写

1. 所报总价必须包括服务验收前的加工费、运输费、安装费、调试费、检测费、验收费、出版费以及验收合格后的操作培训费用、税费、质保期内返工费用等，采购人不再另行支付其他费用。

2.竞标人须对全部项目进行报价，若竞标价分项单价之和与总价不符，以价低者为准。

3.报价以人民币为结算单位。

六、售后服务

应标人应具有较强的本地化服务能力，并配有较强的技术队伍，能提供快速的售后服务。应标人应提供不少于三年的免费售后服务质保期，质保期内所需人工费、材料费、交通费、检测费、软件升级费等由成交人承担。

七、废标条款

1.所有有效报价均超出采购方预算而不能支付的；

2.出现影响采购公正的违法、违规行为的；

3.因不可抗力导致重大变故，采购任务取消的；

4.其它符合废标条件的。

八、成交原则

采购人授权询价小组根据完全满足采购的数量、质量、技术和服务等全部实质性需求，且数字化加工服务投标综合报价最低的供应商为中标候选人。

评标依据为询价采购文件（含有效补充文件），询价小组判断竞价文件对询价采购文件的响应仅基于报价文件本身而不靠外部证据。

成交结果在台州学院公告栏中公示。对落标方，采购小组不作任何落标原因的解释，亦不退还竞价文件。

九、合同签订

1.合同签订前将对中标单位的报价文件、资质、业绩等再次进行审查，审查通过后通知签订合同。若未通过，采购方有权将候补供应商列为中标单位。

2.中标单位须在接到中标通知后在规定时间地点签订合同，逾期不签者视为自动放弃中标。

3.询价采购文件、补充文件、成交供应商的竞价文件及有效承诺文件等均为签订合同的依据。

 

第三部分　项目技术规格、数量及质量要求

 

一、档案数字化加工服务

1 档案出库

1.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

1.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

2 数字化前处理

2.1 确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

2.2 编制页号

2.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

2.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

2.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

2.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

2.3 目录数据准备

2.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

2.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

2.4 拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

2.5 技术修复

2.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

2.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

3 目录数据库建立

3.1 应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

3.2 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。

3.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

3.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。

3.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。

4 档案扫描

4.1 基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

4.2 扫描设备

4.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

4.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

4.2.3 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

4.3 扫描色彩模式

4.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。

4.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。

4.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。

4.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

4.4 扫描分辨率

4.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

4.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。

4.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。

4.5 存储格式

4.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

4.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

4.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。

4.6 图像命名

4.6.1 应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。

4.6.2 建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

4.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。

9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

5 图像处理

5.1 图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

5.2 旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

5.3 裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。

5.4 去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

5.5 图像质量检查

5.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。

5.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

5.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

6 数据挂接

6.1 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

6.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

7 数字化成果验收与移交

7.1 验收方式

7.1.1 档案馆成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

7.1.2 采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

7.2 验收内容

7.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

7.2.2 目录数据验收主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

7.2.3 元数据验收主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。

7.2.4数字图像验收主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

7.2.5数据挂接验收主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。

7.2.6工作文件验收主要包括工作文件的完整性、规范性等。

7.2.7 存储载体验收主要包括载体的可用性、有无病毒等。

7.3 验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。

对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。

7.4 验收结论

7.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准7.2和7.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

7.4.2 验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经档案馆领导审核、签字后方有效。

7.5 移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

8、档案归还入库

8.1 档案装订

纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

8.2 档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

二、档案数字件仿真复制

本次档案数字件仿真复制工作内容是为本校珍贵历史档案制作仿真件。甲方提供文献电子版，乙方负责复制件的制作。各工作环节要求如下：

1图像输出

1 .1输出载体

1.1.1 输出载体原则上宜与档案原件载体相同或相似；若没有可直接使用的输出载体,可以通过染色、涂布、托裱、做旧等技术工艺；制作与档案原件相似的载体。

1.1.2 应对输出载体和输出设备进行统筹安排，喷墨打印机适合选用普通打印纸、宣纸、涂层宣纸、照片纸、工程绘图纸、新闻纸、白画布、耐火布、油画布、丝绸等载体；激光打印机适合选用普通打印纸、铜版纸等载体。

1.1.3 应对拟采用的输出载体制作ICC特性文件，确保颜色在不同设备间的传递过程中保持一致。

采用同品牌、同型号、同批次的材质或不同批次的材质放置一段时间后，须重新制作ICC特性文件，最大程度降低材质变化对色彩一致性的影响。

1.2 输出设备

应根据档案内容、输出载体选择喷墨打印机、激光打印机等输出设备。

1.3 输出参数设置

在打印机和输出软件中设置输出参数。打印机主要设置参数包括墨水类型、纸张类型等。输出软件主要设置参数包括打印机纸张ICC特性文件、打印模式、页面布局、位置、打印尺寸、打印区域以及颜色管理、渲染方法等。

1.4 设备使用

1.4.1 喷墨打印机需定期检测打印喷头，喷头堵塞应清洗或更换。更换打印墨盒后应校准色彩。打印过程中需实时监测，发现问题及时处理。

1.4.2 激光打印机使用前应充分预热并校准色彩，打印前应先打印测试页，待打印输出的图像色彩稳定后再打印。

2 后期制作

2.1 内容

后期制作主要包括档案仿真复制件裁切、边缘打磨、做旧、制作折痕、打孔、装帧、装裱、加盖复制件印章或添加复制件标识等。

2.2 尺寸

应根据档案原件尺寸裁切制作档案仿真复制件，有特殊要求的可按需要等比例缩放并标注。

2.3 外观

应根据档案原件外形及折痕、残破、断裂、打孔等特征，对仿真复制件外形进行处理，确保与原件具有较高相似度。

2.4 装裱及装帧

应根据档案原件的装裱、装帧方式，选择适合的形式、风格及工艺对仿真复制件进行处理。

2.5 标识

应根据档案仿真复制件的利用要求，确定是否加盖复制件印章或添加复制件标识。

3 质量检查与移交

3.1 检查内容

应对照档案原件,从载体、外观、色彩、装裱、装帧方式等方面进行检查，确保档案仿真复制件与原件具有极高相似度。

3.2 检查方式

3.2.1 主观评价

检查者采用目测的方法，比较仿真复制件与档案原件的内容、外观、形制，根据主观印象对仿真复制件的质量优劣作出评定。

3.2.2 客观评价

使用经过标定的仪器测量、比较档案原件及其仿真复制件的尺寸、色度、色彩密度等物理特征数据，对仿真复制件的质量优劣作出评价。

3.3 移交

移交时应对档案原件及其仿真复制件等进行检查、清点，履行移交手续，填写档案仿真复制登记表。

4 数据管理与利用

4.1 数据管理

应系统收集、整理、保存档案仿真复制工作过程中产生的数据，包括原始采集图像数据、制作过程图像数据、最终输出图像数据，图像元数据、图像著录数据、ICC特性文件，设备、纸张等基础数据、工作过程数据、档案仿真复制知识数据等。外来档案在仿真复制过程中形成的数据依照双方约定处置，原则上宜移交甲方或销毁。

4.2 数据利用

宜与数字档案馆系统相衔接，实现档案仿真数据资源的有效管理和快速利用。

三、档案数字化成果编研

本次档案数字化成果编研工作内容是以台州学院百年办学历史为主线，对重点时间、重大事件、重要人物的档案数字化成果进行有序编排，形成编研成果。台州学院校史时间轴、重大事件表、编研图文由甲方提供，乙方按照要求进行采集、编辑并出版。编研时要注意政治上的正确性、史料上的真实性、内容上的充实性、体例上的系统性。

编排体例如下：

第一篇章 序言

1.校标

2.校训

3.校歌

第二篇章 百年校史

一、大幕肇启（1907-1949）

1.办学早期

2.三次迁校

3.独立建制

（支流：临海县立师范学校介绍）

二、迎难而上（1950-1978）

1.一办师专

2.二办师专

3.办成师专

三、跨越发展（1979-2002）

1.涤故更新

2.迁建新校

3.升格本科

四、砥砺奋进（2002-今）

1.新建校区

2.本科评估

3.学位授予

4.申硕成功

第三篇章 百年成就

1.海纳百川

2.学校概况

3.专业拓展

4.学科发展

5.人才培养

6.科学研究

7.师资队伍

8.服务地方

9.党的建设

第四篇章 重要人物介绍

1.首任校长介绍

2.知名校友介绍