（二○○六年六月九日）

一、 行言
（一）为了加强浙江省大型运动会档案的管理，确保大型运动会档案的完整和安全，根据《中华人民共和国档案法》和《浙江省重大活动档案管理办法》及国家体育总局《大型运动会档案管理办法》等有关法规规定，结合我省大型运动会的实际情况，制订本办法。
（二）本办法所称大型运动会（以下简称运动会）档案，是指由浙江省主办，委托有关市承办的全省性综合性运动会或受国家体育总局委托，由浙江省及有关市承办的全国综合性运动会及重大国际比赛过程中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料（包括照片、录音带、录像带、电子文件、标志性实物等）。
（三）运动会组织、承办单位（以下简称承办单位），负责运动会档案的收集、整理、移交工作。
二、 档案人员的配备及职责
（一）承办单位在制订运动会实施计划时应当同时制订运动会档案收集方案，明确运动会档案管理的负责部门，及时配备熟悉档案业务人员，并落实相应的保障措施。
（二）承办单位的档案工作部门、人员具体负责运动会档案的收集、整理工作，并对归档材料进行集中管理，及时向省体育局移交。
（三）运动会档案人员应当具备档案工作知识，忠于职守，遵守档案纪律，确保运动会档案的完整、安全。
（四）浙江省体育局办公室应当加强与承办单位的联系，及时掌握运动会的有关情况，督促、指导承办单位收集、整理运动会档案。
三、归档范围
根据运动会的工作机构设置和工作职能确定以下归档范围。承办单位可根据运动会工作机构设置实际情况进行调整，各工作机构部门档案人员可参考此归档范围确定本部门的立卷类目。
（一）办公室
1、省政府或国家体育总局关于批准承办运动会的批复；市政府或浙江省体育局关于申请承办运动会的请示；
2、筹委会、组委会领导成员名单；
3、省、市和国家体育总局领导为运动会的题词、贺词、讲话、指示；
4、组委会工作计划、工作计划网络图、各部室工作职责、总体活动方案；
5、筹委会、组委会会议记录、工作汇报材料、领导讲话；
6、开幕词、闭幕词，开、闭幕式程序，开、闭幕式及其它重大活动主席台座次安排，省、市和国家体育总局领导参加重要活动日程安排；
7、运动员、裁判员代表讲话、誓词；
8、运动会总结。
（二）竞赛部
1、竞赛规程总则，竞赛总日程表，各单项竞赛规程；
2、运动会总成绩册、秩序册，各单项比赛成绩册、秩序册；
3、运动员资格规定、审查办法、审查结果，运动员资格问题处理决定等；
4、运动员注册登记名单；
5、颁奖工作方案；
6、体育道德风尚奖评选办法、表彰决定；
7、最佳赛区评选办法、表彰决定；
8、聘请、培训裁判员，建立仲裁委员会，确定裁判长（总裁判）、副裁判长（副总裁判）文件；
9、破纪录审批、审报批准材料；
11、兴奋剂检查条例、通知；
12、兴奋剂检查结果及形成的材料；
13、兴奋剂检测人员培训材料；
14、竞赛部工作总结。
（三）群众体育部
1、群众体育先进表彰大会领导讲话，会议程序；
2、群众体育先进评选办法，表彰决定；
3、群众体育部工作总结。
（四）宣传部
1、运动会宣传、报道工作意见，宣传工作计划；
2、经审定批准采用的运动会会徽、会旗、吉祥物设计方案及实物；
3、征集、评选运动会会歌文件，会歌原稿及会歌歌曲录音带或光盘；
4、举办体育美术、体育摄影、体育集邮展览方案，获奖展品照片、作者名单；
5、新闻发布会的组织方案，宣传口号及标语文字内容；
6、接待记者、记者名额分配方案；
7、为运动会编印的画册、宣传册等宣传材料；
8、运动会会刊、工作情况简报；
9、宣传部工作总结。
（五）活动部
1、开、闭幕式方案、实施意见；
2、开、闭幕式及大型活动全程录像光盘；
3、团体操编排方案；
4、火炬点燃、传送活动方案、照片；
5、其它各种大型活动的揭幕仪式、落成典礼的活动安排及工作方案；
6、活动部工作总结。
（六）行政接待部
1、运动会预、决算；
2、有关财务经费、开支标准的规定；
3、财务、财产的管理工作中形成的文件；
4、接待工作计划、方案；
5、车辆调度方案；
6、行政接待部工作总结。
（七）集资部
1、集资方案及实施情况报告；
2、集资情况汇报、统计资料；
3、有关赞助集资工作规定及办法；
4、接受捐赠、赞助等集资活动中形成的协议等文件材料；
5、集资部工作总结。
（八）安保部
1、安全保卫工作计划，开闭幕式及其它大型活动安保方案；
2、开、闭幕式交通保卫实施方案和交通管理的文件；
3、各种证件审核、发放及管理各种证件的文件，各种证件实物；
4、消防工作实施方案；
5、安保部工作总结。
四、档案整理
（一）归档文件整理
1、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒。
2、归档文件整理的原则：遵循文件形成规律，保护文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。
3、归档文件整理的单位：一般以每份文件为一件；文件正本与定稿共为一件；成绩册、秩序册、报名表、手册、宣传图册、简报、会刊等一册（本）为一件；来文与复文为一件（也可来文与复文为一件）；正件与附件共为一件。
4、归档文件质量要求：归档文件每件均应齐全、完整。
⑴已破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
⑵归档文件如有重要批示、批办、注办的，也应视为同一件一并归档。
（二）归档文件分类
运动会档案按年度—保管期限分类，年度定为运动会当年年份（包括垮年度的文件），保管期限定为永久。
（三）归档文件的装订
1、归档文件应按件装订。装订时，正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；请示与批复为一件，批复在前，请示在后。
2、使用装订的材料应符合档案保护要求。
⑴装订前拆除文件上的所有钉子、须加边的、破损需裱糊的，要一一处理后再装订。
⑵每件纸页少的装订可用缝纫踏线、纸页多的可用不锈钢装订夹子固定或采用三孔一线的方法装订。
（四）归档文件的编号、录入、装盒
1、归档文件应逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
2、利用计算机（用Excel文件）或有关适用的档案管理软件录入目录（内容包括：盒号、件号、发文字号、责任者、文件标题、成文日期、页数、备注等八项）。
3、装盒。归档文件按件号顺序装入档案盒。每盒内的件数以装滿为止，再续装另一盒。归档文件按件号顺序编制目录。
4、填写备考表。每盒钧需填写备考表，写明盒内需要说明的问题，签上立卷人、检查人姓名及立卷时间。
五、档案移交
（一）承办单位应当在运动会结束之日起四个月内，向浙江省体育局移交运动会档案，同时移交打印目录和电子目录。
（二）承办单位保留运动会档案的副本或者复印件。浙江省大型运动会档案管理办法（试行）