浙江省档案局关于开展科技事业单位
档案工作目标管理等级认定活动的通知
各市档案局，省直有关单位：
为进一步加强和规范科技事业单位档案管理，使档案工作更好地服务于科技事业发展，省档案局决定在全省范围内开展科技事业单位档案工作目标管理等级认定活动。现将有关事项通知如下：
一、认定标准
按《浙江省科技事业单位档案工作目标管理等级认定标准》（见附件1）执行。
二、适用范围
各级各类科技事业单位。
三、认定原则
科技事业单位档案工作目标管理等级认定活动坚持统一领导、分级管理、自愿申报、公正评定的原则，从低到高，逐级进行。
申报单位取得相应等级后，须经过一年及以上巩固提高，方可申报上一等级。原已取得档案工作目标管理省级单位的，可直接申报省一级。
四、等级划分
科技事业单位档案工作等级认定，采用百分制记分法进行，分为省三级、省二级、省一级三个等级，其中，达到80-89分为省三级，90-95分(不含95分)为省二级，95分以上(含95分)为省一级。
五、认定程序和方法
计划开展档案工作目标管理等级认定活动的单位，应在每年3月底前将认定计划报市档案局，市档案局于4月底前汇总上报省档案局。省档案局经审核后确定列入年度档案工作目标管理活动的科技事业单位名单，并明确由省档案局组织认定的单位名单和委托地方档案局组织认定的单位名单。
列入全省年度档案工作目标管理等级认定计划的单位，应依据《浙江省科技事业单位档案工作等级认定标准》进行自查，形成自查报告，并填写《浙江省科技事业单位档案工作目标管理认定申报表》（见附件2），报送组织认定的省或市档案局。认定组织单位应组织不少于5人的验收组，严格对照认定标准，经过听汇报、审材料、查现场和评议打分等程序，确定被认定单位档案管理等级。各市档案局应于每年12月15日前将通过等级认定的申报材料报省档案局审批，省档案局将以通报的形式予以公布。对已达到省一级的科技事业单位，省档案局将不定期进行抽查，发现档案工作水平下降的，责成受检单位限期整改，到期仍达不到要求的，降低或取消原有等级。
各有关单位在开展科技事业单位档案工作等级认定活动中有何问题、建议，请与我局业务指导处联系，联系电话：0571-85113166。
附件：1．浙江省科技事业单位档案工作目标管理等级认定标准；
2．浙江省科技事业单位档案工作目标管理认定申报表。
浙江省档案局
2010年6月1日
附件1：
浙江省科技事业单位档案工作目标管理等级认定标准
考核范围 |
考核项目 |
考核内容 |
标准分 |
一、档案工作管理机制 （30分） |
(一)单位档案工作已实现集中统一管理 9分 |
1.建立了与单位工作相适应的综合档案管理机构，是独立的职能部门。（2分） |
2 |
2.单位各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。（4分） |
4 |
3.档案管理机构对本单位档案工作实行规划、协调，较好地发挥了监督、指导作用，并在单位内建立健全了档案管理网络，各部门均明确了兼职档案员。（2分） |
2 |
4.利用各种形式宣传《档案法》，提高本单位全体人员的档案工作意识。（1分） |
1 |
(二)列入领导议事日程 4分 |
1.档案工作明确由一名单位主要领导分管（1分）；分管领导熟悉或了解档案工作的情况，对档案部门提出的建议给予积极支持，并能及时解决档案工作中存在的实际问题。（2分） |
3 |
2.档案工作列入了领导议事日程和目标责任制。（1分） |
1 |
(三)档案干部队伍建设 4分 |
1.档案专职人员的配备适应工作需要（1分）；档案管理人员具有大专以上学识水平的人员达100%，档案部门负责人具有中级技术职务（1分）；受过档案专业教育、培训（累计学完五门课）的人员达到90%以上。（1分） |
3 |
2.档案管理人员与专业技术人员享受同等待遇。（1分） |
1 |
(四)列入单位发展规划和计划 3分 |
1.档案工作已列入单位发展规划、年度工作计划、计划管理、科技管理、信息化建设等计划中，并切实组织实施。（1分） |
1 |
2.在单位事业经费中，列入档案工作专项经费。（1分） |
1 |
3.档案工作已列入单位有关管理制度中，并列入岗位责任制、经济责任制进行考核。（1分） |
1 |
(五)文件材料形成归档列入单位有关工作制度 3分 |
1.文件材料的形成、积累、整理、归档工作已列入有关人员岗位责任制，纳入有关工作程序，并作为考核有关人员工作实绩的内容之一。（2分） |
2 |
2.文书部门、业务部门等主要文件形成部门已经实行预立卷制度。（1分） |
1 |
(六)对归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施 7分 |
1.档案部门对各科室以单位名义行文、办文情况要底数清楚、并对各科室及下属单位的年度立卷归档工作作进行指导、检查。（1分） |
1 |
2.档案工作与科研、设计等各项活动实行“四同步”管理，执行效果较好。（2分）档案部门参加重要计划工作会议和科研课题以及产品评审、鉴定会，参加竣工验收、设计项目和设备开箱等工作，对应归档的文件材料及时验收，已形成制度并执行效果好。（2分） |
4 |
3.档案工作实行“三纳入”：纳入科技活动计划；纳入科研、基建、招投标等工作环节和程序；纳入单位各岗位职责和相关合同。 （2分） |
2 |
二、档案工作业务建设 45分 |
(一)建立健全档案工作规章制度 5分 |
1.建立了本单位档案工作管理办法和档案人员岗位责任制，执行有效。（1分） |
1 |
2.根据本单位实际情况制定各门类文件材料归档范围及档案保管期限规定。（2分） |
2 |
3.建立、健全档案(包括纸质、电子)的接收、整理、保管、借阅利用、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，并能认真贯彻执行。（2分） |
2 |
(二)档案完整、准确、系统 8分 |
1.根据归档范围，按时接收的归档材料齐全、完整，无重份文件。（1分）归档的电子文件相应的元数据、背景信息、支持软件等也同步归档。（2分） |
3 |
2.完成以科技档案为主体的各种门类和载体的文件材料立卷归档任务。各类档案的归档率达98%以上。（2分）（95%以上1分，92%以上0.5分） |
2 |
3.重大科研课题，设计项目、基建项目及设备档案归档完整率达100%以上。（2分）（95%以上1分，90%以上0.5分） |
2 |
4.档案部门配合行政管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查。永久、长期保存的科技档案中，有科室的负责人填写并经主管领导审查签字的文件材料归档审查意见。（1分） |
1 |
(三)案卷质量达国家标准 10分 |
1.各类档案整理符合国家案卷构成质量标准；案卷内各项内容填写规范、清晰、准确。（5分） |
5 |
2.档案制成材料和书写材料符合耐久性要求，字迹工整，图样清晰，破损文件得到修复，利于长期保存。（2分） |
2 |
3.制定了符合本单位实际情况的档案分类编号方案。（2分） |
2 |
4.各类档案实体按分类方案编号、排列上架，无积存零散文件。（1分） |
1 |
（四）档案的保管符合国家要求 7分 |
1.有适应档案工作需要的档案专门库房、办公室和阅览室，档案室环境整洁。（2分） |
2 |
2.有符合标准的、较充裕的档案装具和较先进的档案保管设备（去湿机、灭火器、报警器、温湿度计），档案的安全、保护和库房的管理基本符合国家要求。（2分） |
2 |
3.建立符合国家规范的全宗卷，积累存储本单位档案管理过程中形成的档案管理台帐，有立卷说明、全宗介绍、统计表等材料。 （3分） |
3 |
(五)采用现代化管理手段管理档案 16分 |
1.档案管理现代化与本单位其它管理现代化同步发展，并已列入总体规划。（1分） |
1 |
2.对本单位办公自动化系统开发设计提出电子公文归档管理要求，确保电子公文的归档管理纳入办公自动化系统，并同步实施。 （1分） |
1 |
3.配备了与档案信息化工作相适应的设备设施，如计算机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、服务器等（2分）；配备档案管理软件，实施计算机管理档案，能进行档案信息的存贮、检索、统计、数据对比分析等。（2分） |
4 |
4.建立了电子文件和电子档案管理制度，规范工作流程，并能有效落实。（2分） |
2 |
5.采取有效措施确保档案信息安全。电子文件和数字档案（包括业务数据和数字化成果）实行异质异地备份（1分）；按规定向同级国家综合档案馆登记备份。（3分） |
4 |
6.积极开展数字化档案室建设，完成近三年文书档案及重要科技档案的全文数字化扫描工作。并有计划开展其它档案数字化工作 （3分） |
3 |
三、档案信息开发利用 25分 |
（一）档案部门成为本单位的档案保管利用中心 5分 |
1.积极开展多种形式的档案信息咨询服务，采取了分发目录、电话咨询、开架阅览等服务形式。（3分） |
3 |
2.多方式多途径地开展档案宣传工作（展览、陈列、广播、刊物、网上陈列等）。（2分） |
2 |
（二）档案利用工作 8分 |
1.编制适用、必需的检索工具，档案案卷级目录、文件级目录都已录入计算机。（4分） |
4 |
2.档案人员熟悉室藏档案情况，做到热情、主动服务，及时提供档案信息。（2分） |
2 |
3.有借阅登记和利用效果登记（1分），并对典型利用事例进行统计、汇编（1分）。 |
2 |
(三)档案信息开发工作 12分 |
1、积极开发档案信息，制定了档案信息开发工作计划和安排。（2分） |
2 |
2.根据单位工作实际，开展了档案文件汇编及档案信息的编研工作，编制了全宗介绍、组织沿革、大事记、科技成果（产品、项目、工程）简介、专题介绍、基础数据资料汇编等二次编研成果，并在此基础上积极开展深层次档案编研工作。（6分） |
6 |
3.整合档案信息，利用局域网等发布档案工作相关信息及编研成果。（2分） |
2 |
4.有陈列室或荣誉室等利用档案展示单位精神文明建设成果的场所。（2分） |
2 |
附件2：
浙江省科技事业单位档案工作目标管理认定申报表
申报单位 |
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电话 |
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分管档案工作领导姓名及职务 |
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主管档案工作领导姓名及职务 |
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档案员 姓名 |
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室藏纸质档案数量 |
卷 件 |
电子文件（GB） |
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数字化成 果（GB） |
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单位自查意见 |
档案管理于 年 月已达 级 现经自查得 分，并申请认定省 级 得分情况： 盖章： 年 月 日 |
初审意见 |
盖章： 年 月 日 |
认定意见 |
盖章： 年 月 日 |
审批意见 |
盖章： 年 月 日 |
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主题词：档案工作 目标管理 科技事业单位 认定 通知
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