第二节 档案室的管理与服务

一、概况

本校室藏档案始于1941年。至1977年，学校的档案仅有文书档案、教学档案和财会档案三部分。1990年综合档案室建立，并于2003年从学校办公室分离而独立建制后，标志着学校的档案工作步入了一个统一管理并快速发展的新阶段。

随着台州地区教师进修学院、临海师范、台州卫校的档案相继并入，室藏档案更加充实丰盈。2003年，学校建立了二级档案工作网络，各部门、各二级学院设一名兼职档案员。截至2007年，全校的档案工作队伍增至38人。

近几年来，本校档案室的档案藏量不断充盈，迅速扩大。2003年之前，室藏档案只有两个全宗，即：台州学院全宗和台州师范学校全宗。2003年后，随着学校的发展，增加了三个全宗：台州教师进修学校全宗、临海师范全宗和台州卫校全宗。台州地区教师进修学院全宗（1979－1995年）共有637卷（册），内容包括函授、培训的文件、函授学生的成绩册、毕业生登记表等；临海师范全宗（1962年-2000年）共有388卷（册），内容包括教学类和文书类；台州卫校全宗（1986-2004年）共有2083卷（册），内容包括财会类、科技类、设备类、声像类。至2007年，本校档案室室藏档案总数为24630卷。

台州学院（含台州师专）档案藏量各年份统计表

（1990年—2007年）

（一）台州师范学校全宗（1941年－1977年）

台州师范全宗内共有475卷（册），主要内容有教学类：包括学生的学籍册、毕业名册等材料；文书类：包括党支部材料、师范生服务动态、人事工作等材料。

（二）台州学院全宗（1977—现在）

台州学院全宗内包括原台州师专及此前的浙师院台州分校的全部档案。本全宗内共有19186卷（册）。其类目划分、标识及主要内容如下：

①党群类（DQ）：主要包括校党委办公室、组织部、宣传部、工会、团委、民主党派等党群部门工作中形成的文件材料。二级类目主要包括党务综合、纪检、组织、宣传教育、统战、工会、团委。

②行政类（XZ）：主要包括校办公室、教务处、人事处、学生处、保卫处、后勤管理处、财务处、监察室和各专业系（部）及学报编辑部等各行政部门工作中形成的文件材料。二级类目划分为综合、人事、监察审计、武装保卫、总务及档案、图书、文博等。

③教学类（JX）：主要包括各专业系（部）和教务处等部门在教学实践和教学管理等工作中形成的文件材料。二级类目主要包括综合、学科建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教材等。

④科研类（KY）：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。二级类目主要包括科研综合和按学科、专业或项目设置的类目等。

⑤基建类（JJ）：主要包括本校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。二级类目主要包括综合和按单项工程设置的各个阶段中形成的文件材料。

⑥设备类（SB）：主要包括仪器设备管理和仪器申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。二级类目包括综合和按仪器设备种类或型号设置的有关材料。

⑦出版类（CB）：主要包括本校《学报》编辑部和《校报》编辑部等部门在出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。二级类目包括综合、报纸、刊物、书稿等。

⑧外事类（WS）：主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的各种文字材料。二级类目主要包括综合、出国（境）、来校、国际合作与会议和外国留学生工作等。

⑨财会类（CK）：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。二级类目主要有综合、会计报表、会计帐簿、会计凭证和工资清册等。

⑩声像类（SX）：主要包括本校教学、科研和行政管理等各项活动中产生的录音、录像和照片等载体材料。二级类目主要有录像、光盘、录音带、照片等。

二、档案的规范化管理

（一）档案的收集整理

为了做好学校档案的收集工作，校档案室建立了档案工作网络，各部门则由分管领导和兼职档案员，负责档案工作。至2007年，校档案工作网络已由36个部门组成。

校档案室对档案工作中实行“三纳入，四同步”管理，即要求各部门领导把档案工作纳入本部门计划和工作议事日程，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。每年定期对专兼职档案员进行档案业务培训，指导档案工作。

为了丰富馆藏，档案室不仅接受各类档案，而且还通过走访学校旧址，访问老校友等渠道，向个人征集档案材料。现已征集了民国时期照片12张、老校徽3个、《校歌》、刊物和通讯录，抗战时期学校办学旧址“烽火弦歌”的励志石碑等有关我校办学历史过程中的珍贵档案资料及文物。

（二）档案的保管与保密

综合档案室建立初期，有用房一间20平米，既是库房，又是办公室和阅档室，显得较局促。1998年，在规划新校园时，规划了一个符合标准的规范化的档案室。2000年搬入新校后，学校继续加大对档案的投入，保证档案工作的正常有效地开展。2007年档案室将库房外面约40㎡的走廊改建成阅档室和操作室。至今档案用房380㎡，其中库房300㎡，办公用房和阅览室等80㎡。档案室现有121套符合国家标准的铁质档案箱、防磁柜、文件柜等，满足了各类档案的存放需要。

校档案室建立、健全了档案安全保管和保密工作责任制，先后制订和完善了档案安全保密、档案管理、档案借阅、档案鉴定及销毁等一系列规章制度，并认真贯彻执行。学校档案室在日常工作中十分重视档案的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫库房的“八防”工作，配备了空调器、灭火器、温度计、报警器等档案安全防护设备，同时还安装了防盗门和防光窗帘等，档案箱内还放置防虫剂，学校保卫处还将档案室列入重点保护部门。截止目前，档案保护较好，没有损毁或霉变、虫蛀等现象。

（三）档案的综合利用

档案室提供的档案利用方式及手段主要有：提供档案原件阅览、出借；提供档案复印件；印制档案证明；来电来函查询等。

综合档案室建立初期，由于库存量和库存内容的限制，学校档案主要在学校的行政文书工作中起到凭证查考的作用。经过十多年的努力，现基本形成了门类齐全、档案完整、管理科学的档案管理新局面，能基本满足学校各项工作以及为社会服务的需要。尤其从2002以来，我校档案在教学评估、专业评估、课程建设、校史志编写、案件审理等方面发挥越来越多的作用。自从台州地区教师进修学院、临海师范、台州卫校的档案陆续并入我校以后，档案的数量更多了，所涉及的面也更广更复杂了，既有本、专科学生，又有函授、自费生；既有本校的，又有各县市教学点的。为了能更及时、迅速地提供利用，校档案室除了编制分类目录和全引目录等各种适用的档案检索工具以外，还编制了切实可用的各类专题目录，其中有《党委发文索引》、《行政发文索引》等。

台州学院（含台州师专）档案利用统计表

（1990年—2007年）

（四）档案的编研工作

学校档案室在抓好档案基础工作的同时，还十分重视档案信息的开发利用工作，以及结合学校各个时期的中心任务有计划地开展档案编研工作。先后编印了《台州师专职责与制度汇编》、《台州师专科研成果汇编》、《台州师专干部任免汇编》、《台州学院奖励表彰汇编》、《台州学院文件汇编》、《台州学院高等教育基层统计报表汇编》、《台州学院动态汇编》、《台州学院各部门工作计划汇编》、《台州学院各部门工作总结汇编》、《台州学院年鉴》、《校园新闻汇编》、《2005年度重大活动档案材料汇编》、《台州学院科研立项汇编》，《台州学院职称评审材料汇编》、《台州学院档案管理规章制度汇编》，《台州学院干部任职记录汇编》等编研材料。并积极参与《台州师范专科学校校志》、《台州师范专科学校校庆十周年专辑》、《台州学院年鉴》、《台州学院画册》、《台州学院校史馆》等编写及设计制作。

（五）建立档案的规章制度

为了切实加强对档案工作的领导，学校实行了集中统一的管理体制，并按照“三纳入，四同步”的原则，先后颁发了一系列有关档案工作的文件和制度。1990年，学校先后颁发了《台州师专关于加强档案工作的几点意见》和《关于加强部门档案工作的意见》等文件，并根据学校档案工作的实际，制订了《台州师专综合档案室职责》、《台州师专档案归档制度》和《台州师专档案保管制度》等一系列规章制度；1999年12月还编印了《台州师范专科学校档案管理规章制度汇编》。2003年3月，学校对各院（系）各部门档案工作的考核被列入《台州学院院（系）和职能部门目标管理考核实施办法》。2003年以来陆续修订并出台的规章制度有：《台州学院档案借阅利用制度》、《台州学院利用效果登记制度》、《台州学院部门归档范围入保管期限表》、《台州学院档案工作条例》、《台州学院各院（系）、部门档案工作考核标准》和《台州学院各院（系）、部门档案工作考核细则》等。至此，学校档案工作的制度更加健全、职责更加明确。

三、档案管理的现代化建设

学校重视档案的现代化管理。从1997年开始，学校相继配置了计算机、显像仪、扫描仪、复印机、照相机和刻录机等档案现代化管理设备。近些年来，校档案室将1943年至今的档案，运用计算机进行案卷级及文件级输入的各类案卷有19321卷，文件97587件。从90年代末开始，每年还对照片、奖状实行扫描、刻录等数字化处理。2002年建立网站后，至今已经三次改版。2006年，档案室启用新的《台州学院数字档案管理系统》。2007年初步实现档案目录网上检索。